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Compliance und Datenschutz bei Brenntag

Arbeiten Sie mit Menschen zusammen, die etwas bewegen
Wir haben schon immer großen Wert auf eine verantwortungsvolle, ethische und nachhaltige Unternehmensführung gelegt. Oberste Priorität hat für uns die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie freiwilliger interner Richtlinien, die unsere Unternehmensführung und unsere Grundwerte weiter fördern.
Um dies zu ermöglichen, haben wir innerhalb des Unternehmens eine Compliance-Organisation eingerichtet und gleichzeitig interne Kontroll- und Risikomanagementsysteme eingeführt. Jeder Mitarbeiter ist persönlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze, Richtlinien, Grundsätze und Vorschriften verantwortlich.
Antike Säulen
"Um unsere Position als Weltmarktführer in der Wirtschaft und der Öffentlichkeit zu behaupten, verpflichtet sich Brenntag strikt zu den höchsten Standards rechtlicher und ethischer Compliance sowie zu sozial verantwortlichem Verhalten. Wir vertrauen darauf, dass unsere Mitarbeitenden die Verantwortung für ihr Handeln übernehmen und diese Grundsätze sowie die Unternehmenswerte von Brenntag ausnahmslos einhalten."

Dr. Christian Kohlpaintner

CEO Brenntag SE

Unser Verhaltens- und Ethikkodex

Als zentraler Aspekt unseres Compliance-Systems umfasst unser Verhaltens- und Ethikkodex die grundlegenden Anforderungen für die gesamte Geschäftstätigkeit von Brenntag in Bereichen wie:
  • Anti-Korruption
  • Anti-Geldwäsche
  • Bücher, Aufzeichnungen und Finanzberichte
  • Wettbewerbs- und Kartellrecht
  • Interessenkonflikte
  • Vertraulichkeit
  • Datenschutz und Informationssicherheit
  • Außenhandelserfüllung
  • Betrugsverhütung
  • Insiderhandel
  • Umgang mit und Sicherung von Brenntag-Eigentum
  • Gesundheit, Sicherheit und Umweltschutz
  • Menschenrechte und Arbeitspraktiken

Verhaltenskodex für Lieferanten

Wir verpflichten uns bei allen Geschäftshandlungen das Recht und ethische Werte zu achten sowie unsere soziale und Umweltverantwortung wahrzunehmen.
Im Rahmen dieser Verpflichtung erwarten wir auch von unseren Lieferanten gemäß des Lieferantenkodex von Brenntag, dass sie:
  • sämtliche anwendbare Gesetze und Vorschriften einhalten,
  • Grundsätze verantwortungsvoller Unternehmensführung befolgen,
  • Menschenrechte und angemessen Arbeitsbedingungen gewährleisten, und
  • verantwortungsvollen Umweltschutz leisten.

Weitere Informationen

An der Spitze unserer Compliance-Organisation steht der Vorstand. Der Senior Vice President (SVP) Compliance & Privacy Brenntag Group berichtet regelmäßig an den CEO, den Vorstand und den Aufsichtsrat über Compliance-Themen.
Zu den regelmäßigen Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats gehört auch die Überprüfung möglicher Whistleblowing-Fälle sowie die Weiterentwicklung des konzernweiten Compliance-Management-Systems. In den globalen Regionen sorgen regionale Compliance-Manager für eine enge Verzahnung mit unseren Geschäftsaktivitäten, indem sie das Compliance-Management-System auf regionaler Ebene koordinieren.
Diese Manager prüfen und melden alle Compliance-Probleme und alle Compliance-bezogenen Fragen, die sie erhalten haben. Sie nehmen an einem regelmäßigen Informations- und Erfahrungsaustausch mit der SVP Compliance & Privacy Brenntag Group teil. Die Local Compliance Contacts unterstützen den Regional Compliance Manager bei seiner Arbeit. Dadurch wird sichergestellt, dass unser Compliance Management eng mit unseren Geschäftsaktivitäten auf regionaler und lokaler Ebene verzahnt ist.
Die Verhinderung von Korruption ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Compliance-Management-Systems. Die konzernweiten Anforderungen zur Korruptionsbekämpfung sind in internen Policies und Richtlinien festgelegt. Diese Regelungen gelten für alle Mitarbeiter gleichermaßen und ihre Einhaltung wird überwacht.
Wir haben eine Null-Toleranz-Politik gegenüber dem Fehlverhalten unserer Mitarbeiter, und jegliches Fehlverhalten kann zu entsprechenden disziplinarischen Maßnahmen führen oder arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Neben dem Verhaltens- und Ethikkodex gibt es eine konzernweite Anti-Korruptionsrichtlinie, die festlegt, welches Verhalten von allen Mitarbeitern erwartet wird, um sich und Brenntag vor korruptem Verhalten zu schützen.
Die Richtlinie zur internen Kontrolle enthält weitere Anforderungen und Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung, wie z. B.:
  • die Sicherstellung der Funktionstrennung
  • die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips die
  • Einholung von Vergleichsangeboten bei Lieferanten und Dienstleistern

Die Einhaltung dieser Richtlinien wird durch regelmäßige interne Audits in unseren Gesellschaften sichergestellt. Weitere Elemente des Compliance-Management-Systems zur Korruptionsprävention bei Brenntag sind zielgruppenorientierte Schulungen der Mitarbeiter und ein Hinweisgebersystem, über das anonyme Hinweise gegeben werden können.
Als Weltmarktführer in der Chemiedistribution muss Brenntag alle in anderen Ländern geltenden Außenhandels- und Zollgesetze einhalten, wie z.B. Beschränkungen für Exporte oder Importe von bestimmten Waren, Dienstleistungen und Technologien in oder aus Ländern, die Sanktionen oder Embargos unterliegen.
Dies gilt auch für Lieferungen an oder von Unternehmen oder Personen, die auf Sanktionslisten stehen. Darüber hinaus müssen Brenntag-Mitarbeiter alle geltenden Handelsbeschränkungen beachten, die sich aus internationalen Embargos ergeben, die typischerweise den Zahlungs- und Kapitalverkehr mit bestimmten Ländern einschränken oder verbieten.
Dieser Verpflichtung kommen wir unter anderem durch die Unterstützung eines IT-basierten Screenings nach. Mit Hilfe dieser Softwareanwendung überprüfen wir regelmäßig Kunden und Lieferanten gegen die Sanktionslisten der Vereinten Nationen, der Europäischen Union, der USA und verschiedener anderer Länder, in denen Brenntag tätig ist. Bei Verdacht wird eine sorgfältige Prüfung auf Basis aller verfügbaren Informationen durchgeführt. Sollte sich ein Verdacht erhärten, wird nicht geliefert und gegebenenfalls werden in Abstimmung mit den Behörden weitere Maßnahmen eingeleitet.
Um den steigenden Anforderungen des globalen Datenschutzes gerecht zu werden, hat der Vorstand im Jahr 2018 einen Konzerndatenschutzbeauftragten (GDPO) ernannt. Als Leiter der Abteilung Global Data Protection berichtet der GDPO unabhängig und direkt an den Vorstand.
Die Abteilung Global Data Protection ist für die Entwicklung, Implementierung und Verwaltung des Datenschutzmanagementsystems der Gruppe verantwortlich. Datenschutzkoordinatoren in den verschiedenen Regionen unterstützen die Abteilung Global Data Protection und berichten an die zentrale Einheit.

Unser SpeakUp®-Kanal

Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und gelebter Compliance jedes einzelnen Mitarbeitenden und Geschäftspartners, nicht nur in Bezug auf gesetzliche Vorschriften, sondern auch auf die in unserem Verhaltenskodex dargelegten Brenntag-Grundsätze.
Es hat für uns oberste Priorität, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden unseres Unternehmens, sich wohl fühlen, wenn Sie Fragen und Bedenken zu ethischen Fragen oder Verstößen äußern können, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen. Um unseren Mitarbeitenden und Geschäftspartnern die Möglichkeit zu geben, Bedenken zu äußern, haben wir einen SpeakUp®-Kanal eingerichtet, der die anonyme Meldung von Bedenken bezüglich ethischer Fragen oder der Nichteinhaltung von Gesetzen durch Brenntag-Mitarbeitende oder Dritte gewährleistet.
Der Kanal wird von einem Drittanbieter verwaltet, der sicherstellt, dass alle Informationen, die bei den für die Überprüfung der Bedenken zuständigen Brenntag-Mitarbeitende eingehen, anonym sind.
Wir verpflichten uns, Personen zu schützen, die in gutem Glauben Bedenken äußern, sowie alle Personen, die zur Überprüfung oder Untersuchung eines möglichen Fehlverhaltens beitragen. Diskriminierung, nachteilige Beschäftigungsmaßnahmen oder Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art gegen diese Personen werden nicht toleriert. Ebenso verpflichten wir uns, die Unschuldsvermutung für die Betroffenen zu wahren, solange der Verstoß nicht bewiesen ist.
Alle Verhaltensüberprüfungen werden streng vertraulich durchgeführt. Die Informationen werden im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet.

Wie melde ich einen Compliance-Vorfall?

Reichen Sie Ihr Anliegen über ein Webformular ein oder rufen Sie eine gebührenfreie Nummer an, um eine Nachricht zu hinterlassen.
Sie müssen keine persönlichen Kontaktinformationen angeben. Sie erhalten eine individuelle Fallnummer und einen Passcode, mit der Sie (über das Webformular) alle Mitteilungen, die Brenntag über diesen Link an Sie sendet, abrufen können.
Wenn Sie die gebührenfreie Nummer benutzen, beachten Sie bitte, dass Ihre Nachricht von einem Drittanbieter aufgezeichnet und transkribiert wird. Brenntag wird die telefonische Nachricht nicht erhalten, sondern nur die schriftliche Abschrift der Nachricht. Sie erhalten außerdem eine individuelle Fallnummer und einen Passcode, mit dem Sie (über das Webformular) alle Mitteilungen, die Brenntag über diesen Link an Sie sendet, überprüfen können.
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Damit Ihre Meldung bearbeitet und geprüft werden kann, ist es wichtig, dass sie so spezifisch wie möglich ist (wer, was, wann, wie) und dass sie unterstützende Informationen enthält, z. B. Kopien von Dokumenten oder Namen von Personen, die denselben Vorfall beobachtet haben.
Bitte beachten Sie, dass allgemeine Behauptungen oder vage Aussagen nicht untersucht werden können. Nachdem Sie Ihre Meldung eingereicht haben, erhalten Sie eine individuelle Fallnummer. Bewahren Sie diese Nummer gut auf. Sie benötigen diese Nummer, um zu überprüfen, ob Sie von Brenntag über diesen Link eine Mitteilung erhalten haben. Wir nehmen alle Bedenken, die über diesen Kanal geäußert werden, sehr ernst und werden jeden Fall untersuchen und die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, sollte sich der Verdacht bei der Untersuchung bestätigen. Wir werden Sie über die Fortschritte bei der Untersuchung auf dem Laufenden halten.
SpeakUp® ist nach den höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards zertifiziert und wird vierteljährlich nach ISAE3000 Typ II geprüft.